การเลือกซื้อ โปรแกรมบัญชี ให้ได้ประสิทธิภาพ คุ้มค่า คุ้มราคา
จากความจำเป็นทางธุรกิจ ที่จะต้องมีการพัฒนา และปรับปรุงประสิทธิภาพ ในการบริหารงาน อยู่ตลอดเวลา เพื่อให้ธุรกิจ สามารถที่จะแข่งขัน และอยู่รอดได้ ในตลาดการค้า ซึ่งนับวันจะยิ่ง ทวีความรุนแรงมากขึ้น
จากระบบการค้าโลก ที่ไร้ซึ่งพรมแดน ผู้ชนะและผู้ตัดสินใจที่ถูกต้อง เท่านั้น ที่จะอยู่รอดได้
การตัดสินใจที่จะนำ IT (Information Technology) หรือ เทคโนโลยี สารสนเทศมาใช้จึงเป็นสิ่งที่องค์กรธุรกิจในปัจจุบันไม่อาจที่จะหลีกเลี่ยงได้ เพราะเป็นสิ่งที่ได้รับการพิสูจน์มาแล้ว อย่างยาวนานโดยไม่ต้องสงสัยว่า การนำโปรแกรมบัญชี มาใช้ อย่างเหมาะสม เป็นปัจจัยหนึ่งที่สำคัญยิ่ง ในการช่วยเพิ่มพัฒนาประสิทธิภาพ และประสิทธิผล ขององค์กรในทุกระดับประกอบกับเทคโนโลยีด้านนี้ ก็ไม่ได้เป็น เทคโนโลยีที่สูงส่ง หรือมีราคา แพงจนเกินเอื้อมอีกต่อไป หลายสิบปีที่ผ่านมาโปรแกรมบัญชี ได้พัฒนาไปมาก ทั้งประสิทธิภาพที่สูงขึ้น และ ราคาที่มีแต่จะลดต่ำลง
การเลือกโปรแกรมบัญชี ที่เหมาะสมกับความต้องการ จึงเป็นสิ่งที่สำคัญ มากกว่าการที่จะตัดสินใจใช้ หรือไม่ใช้โปรแกรมบัญชี เสียอีก เพราะองค์กรของท่าน อาจจะต้องการใช้ เพียงแค่คอมพิวเตอร์ PC Standalone เล็กๆ 1 เครื่องพร้อมกับโปรแกรมบัญชีชุดเล็ก ๆ พร้อมกับ MS Office กับเครื่องพิมพ์อีก 1 เครื่องด้วยงบประมาณไม่ถึง 5 หมื่นบาท ก็อาจจะเพียงพอแล้ว ที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพงานได้ 2-10 เท่า
อนาคตหากองค์กรเติมโตมากขึ้น อาจจะขยายต่อยอดเป็นระบบ ERP (Enterprise Resources Planning) หรือ เชื่อมกับ SCM (Supply Chain Management) หรือเชื่อมกับ CRM (Customer Relationship Management) หรือระบบต่างๆ อีกมากมาย ที่ผู้ผลิตซอฟท์แวร์ จะสรรหามาให้คุณเลือกลงทุน ได้ด้วยงบลงทุน ที่ เมื่อเทียบกับผลกำไรที่ท่านจะได้รับถือว่าราคาต่ำมาก ดังนั้นการตัดสินใจเลือกโปรแกรมบัญชี ความเลือกอย่างรอบคอบ หากเกิดความผิดพลาดนอกจากจะไม่ช่วย ให้องค์กรได้ประโยชน์อะไรแล้ว ยังอาจนำมาซึ่งความเสียหาย อย่างใหญ่หลวง ซึ่งความเสียหาย ไม่ใช่เพียงเกิดกับผู้รับผิดชอบเท่านั้น แต่ธุรกิจของท่านที่สู้ฟันฝ่า และสะสมเงินทองมานับสิบๆปี อาจหยุดชะงัก ยังผลให้ขาดทุน อย่างมหาศาล ด้วยการลงทุน
ในระบบซอฟท์แวร์หรือโปรแกรมบัญชีที่ไม่มีประสิทธิภาพ หรือใช้ไม่ได้จริง จะดันทุรังใช้ต่อ ก็รังแต่จะสร้างความเสียหาย ยิ่งขึ้นไปอีก จะนำไปขายก็ไม่อาจขายได้เพราะซอฟท์แวร์เป็นสิทธิ์ในการใช้ ที่ผู้ขายมอบสิทธิ์ ให้เป็นเฉพาะรายไป คงเหลือไว้แต่ CD-ROM ไม่กี่แผ่น เอาไว้ให้คุณดูต่างหน้าที่หาราคาค่างวดไม่ได้ ซึ่งทุกท่าน ที่กำลังมองหาซอฟท์แวร์มาใช้ คงไม่ต้องการที่จะประสบ กับเหตุการณ์ในลักษณะเช่นนั้น แต่การที่จะเลือกซอฟท์แวร์ ให้เหมาะสมหรือถูกต้องได้นั้น ก็จำเป็นที่ผู้เลือก จะต้องมีความรู้ หรือมีการเตรียมการมาก่อนในระดับหนึ่ง เพราะซอฟท์แวร์หรือโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ IT นั้น มีความเป็นนามธรรม หรือเป็นเป็นสิ่งที่จับต้องได้ยาก และมีความแตกต่าง ในรายระเอียดค่อนข้างมาก หรือบางทีอาจจะเป็นความต่าง ในความเหมือนที่ยากที่จะรู้ได้ หากไม่ได้สัมผัสลองใช้กันจริงๆ
ตัวอย่างเช่น ในการทำงานของโปรแกรม 2 ตัว ทำงานในลักษณะเดียวกัน ทำได้เหมือนกันแต่ต่างวิธีกัน หากเปรียบเทียบการทำงาน ของโปรแกรมดั่งการเดินทางจากกรุงเทพฯ ไปเชียงใหม่ วิธีการแรกขึ้นเครื่องบินตรงไปได้เลย แต่อีกวิธีต้องนั่งรถไฟ ลงไปนครศรีธรรมราชก่อน แล้วค่อยต่อรถยนต์ไปขึ้นเครื่องบินที่ภูเก็ต เพื่อไปเชียงใหม่ จะเห็นได้ว่าไปถึงเชียงใหม่เหมือนกัน แต่ต้นทุนและเวลาที่ใช้ไม่เท่ากันpเป็นต้น ลักษณะของโปรแกรมบัญชี ก็มักจะเป็นเช่นนี้เหมือนกัน
ดังนั้นการหาข้อมูล ก่อนการตัดสินใจซื้อ จึงทำแบบสุกเอาเผากินไม่ได้ อย่าเชื่อเพียงเพราะบทความ ที่เขาเขียนลงวารสารที่ดูดี หรือจากคำโฆษณาใน Brochure หรือคำพูดของเจ้าหน้าที่ฝ่ายขาย ที่ตอบเพียงแค่ ได้ครับ ได้ค่ะ แต่ไม่เคยลงในรายละเอียดว่า ได้จริงหรือเปล่า ได้อย่างไร มีข้อจำกัดอะไร มีข้อดีข้อเสียอย่างไร เพราะข่าวสารข้อมูล ที่ผู้ขายซอฟท์แวร์นำมาเสนอนั้น ล้วนละเลย และมองข้ามจุดบกพร่อง หรือจุดด้อยของซอฟท์แวร์นั้นไปทั้งสิ้น สิ่งที่นำเสนอ จึงกล่าวแต่ข้อดีขข้อมีประโยชน์อันน่ารื่นรมย์เท่านั้น วัตถุประสงค์ของบทความนี้ ก็เพื่อจะเป็นแนวทางอย่างคร่าวๆ สำหรับผู้ที่กำลังมองหา โปรแกรมบัญชี หรือระบบ ERP หรือระบบ Accounting & Distribution มาใช้ในองค์กร
ซึ่งแม้อาจไม่สามารถรับประกันได้ว่า เมื่อปฏิบัติตามแนวทางนี้แล้ว จะประสบความสำเร็จ 100% แต่เชื่อได้ว่า จะช่วยให้ท่าน เลือกซอฟท์แวร์ได้อย่างถูกต้อง ตรงตามความต้องการ และสามารถนำไปใช้งานได้จริง มากกว่าการที่ไม่ได้เตรียมการอะไรเลย
ที่มา : www.prosoftmyaccount.com www.programbunchee.org
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น